Public Bulding Management - Gestione Amministrativa dell'Opera Pubblica

Estratto da "Notizie", periodico STR Spa 

Comune di Frascati

Un sistema unico per gestire gli appalti

Intervista con ’il geom. Riziero Ginesti, Servizio Lavori Pubblici

Fra i più rinomati nell’area dei Colli Albani e dei castelli romani, Frascati è un Comune di oltre 20mila abitanti della Provincia di Roma. Ricco di storia e di cimeli del passato, Frascati oggi si deve confrontare con le moderne esigenze di sviluppo e manutenzione che ogni città di media dimensione richiede. Centrale per il raggiungimento di tale obiettivo è il settore Lavori pubblici, che nella municipalità di Frascati svolge, in accordo con l’Amministrazione, numerose funzioni: l’analisi delle esigenze, la programmazione delle opere pubbliche, gli studi di fattibilità, le manutenzioni straordinarie e riqualificazioni fino alle realizzazioni ex novo. Anche se il territorio non è enorme, insomma, le attività sono numerose. In questo quadro il servizio Lavori pubblici gestisce anche la progettazione, l’affidamento e la supervisione degli incarichi professionali e dei vari livelli di progettazione delle opere – preliminare, definitivo, esecutivo – i pareri, le conferenze dei servizi, l’affidamento e la gestione delle gare, prima, e degli appalti, poi. A seguire la gestione amministrativa e contabile del cantiere, il collaudo e la messa in esercizio dell’opera. A tutto questo si aggiunge la gestione delle domande di finanziamento a livello provinciale, regionale e statale

Quali erano le esigenze che dovevate soddisfare implementando un sistema informatico?

Il fatto di operare in quattro persone ci aveva portato a organizzare un archivio per gestire le informazioni tra di noi utilizzando Excel, ma ognuno con i suoi dati. Aumentando poi il carico di lavoro diventava inoltre problematico l’aggiornamento dei dati. Il problema da risolvere, quindi, era quello di creare un database unico di tutti i dati, a cui poter accedere anche in assenza di qualcuno e che fosse sempre aggiornato. Il sistema informatico STR che abbiamo implementato, quindi, ci serve per la gestione omogenea dei dati amministrativi e tecnici, per interscambiare i dati, per consentire a tutti di avere informazioni su un intervento, per estrarre dati a fini statistici e di controllo da utilizzare sia internamente all’ufficio che da sottoporre all’amministrazione. Oggi possiamo contare su un sistema integrato per lo svolgimento dalla maggior parte delle nostre attività.

Avete adottato STR VISION nel modulo PBM. Quali caratteristiche vi hanno colpito che ritenete utili per le vostre attività?

Per noi essenziale poter contare su un buon livello di assistenza e sugli aggiornamenti richiesti per tenere il passo delle novità normative. La società Datapiano, partner e rivenditore di STR, si è proposta sottoponendoci una dimostrazione: rispetto ad altre soluzioni vagliate in quel periodo, il software STR ci ha colpito perché ci permetteva di creare più lavori, inserire man mano nel sistema gli interventi nuovi, portare a termine, inserendoli, quelli in corso. In sintesi, era il prodotto che cercavamo. Ad oggi non lo utilizziamo ancora in maniera esclusiva perché dobbiamo ancora seguire delle opere avviate da anni che gestiamo ancora con il metodo precedente, ma tutte quelle nuove vengono gestite sin dall’inizio con il nuovo sistema informatico.

Che benefici ha apportato la gestione delle diverse attività in un unico sistema integrato come STR VISION PBM?

In particolare quelli citati in precedenza riferibili alla unicità del centro dati: maggiore velocità nella consultazione delle informazioni, maggiore precisione dell’informazione, maggiore comodità nella creazione e gestione della singola pratica, maggiore efficienza nella supervisione dei diversi aspetti e passaggi che afferiscono a un’opera pubblica. In altre parole, si lavora più velocemente e meglio, il che significa risparmio di tempo e quindi di risorse, a cui si associa il valore, importante per un’amministrazione, della trasparenza e correttezza delle informazioni.

Quali funzionalità apprezza di più?

La possibilità di ricerca dello storico delle pratiche è molto utile; prima dovevamo ricostruire tutto il percorso delle opere appaltate manualmente, ora organizzando un report è possibile recuperare tutti i dati necessari a “fotografare” lo stato reale di avanzamento dei lavori, con la massima trasparenza e chiarezza. Anche a questo scopo pensiamo di pubblicare periodicamente i report sul nostro sito internet.

Dopo questo primo periodo di utilizzo qual è il suo giudizio sulla aderenza del software alle vostre esigenze?

Sicuramente buono, anche se probabilmente non lo stiamo ancora utilizzando al pieno delle sue possibilità. Ci sono ancora molte funzionalità che non abbiamo avuto modo di esplorare ma che sicuramente potrebbero venirci utili.

Per quanto riguarda la formazione, quanto ci avete messo a implementare il sistema?

Due/tre giornate di formazione con il personale Datapiano presso di noi; poi ognuno ha continuato autonomamente su aspetti specifici, anche con un supporto on line. La difficoltà iniziale è stata quella di capire la logica del sistema per poter operare rapidamente; fortunatamente il sistema è abbastanza flessibile per consentire di partire da qualsiasi aspetto per poi mano a mano caricare tutti i dati che servono, senza necessariamente dover seguire un ordine rigido, cosa che ci ha molto agevolato alla luce delle specificità della nostra situazione.

Come giudica il livello di assistenza tecnica e consulenza offerto da STR e dal partner DATAPIANO?

Molto buono. Abbiamo contatti costanti con le persone che ci hanno fatto istruzione e tuttora ci assistono, interfacciandosi con il nostro CED per gli aspetti strettamente informatici